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Étude de cas BreizhVibe

appli Youl Vat
 Gestion de planning bénévoles

Application web conçue et développée en octobre 2026 pour le réseau d'écoles DIWAN,
en production sur notre grand évènement Quimpérois :
Kalanna, le grand fest-noz du réveillon (Pavillon du Parc des Expositions, 31/12)
200 bénévoles sur 3 jours, un bar, une scène , un repas , bref c'est un logiciel opensource de gestion des créneaux et inscriptions qui remplace avantageusement la traditionnelle feuille partagée.

Liens utiles

Infos techniques : structure base de donnéesl'appli en prod : planning KalannaTéléchargement & installation (GitHub)

5
jours à couvrir, de l’installation le 29 décembre au rangement le 2 janvier
24
postes : bar, crêpes, entrée, installation…
56
créneaux dans le premier planning, dont plusieurs après minuit
3
langues : brezhoneg, français, English

Après des années de gestion de planning bénévoles sur feuille Google Sheet, j'ai décidé de programmer une petite appli avec un cahier des charges simple : l'appli Youl Vat centralise et organise la gestion du planning et des bénévoles par créneaux. Avec quelques spécifications :
Accessibilité : le planning est accessible sur ordi et téléphone
Gestion sécurité et vie privée: 
La consultation et l'inscription sont libres .
Chaque bénévole peut s’inscrire sur un créneau libre sans créer de compte, les coordonnées sont obligatoires, c'est bien pratique pour les organisateurs, mais elles ne sont pas visibles publiquement pour des raisons de respect de vie privée et réglementation RGPD.
 les organisateurs pilotent tout l’événement depuis les mêmes écrans, jusqu’au pointage le soir même.

Youlvat est une solution opensource
L’outil est encore à l'état de prototype vibe codé. Le code est ouvert sur GitHub.

Infos techniques : structure de l'appli et base de données

  1. Dans le navigateur

    • Planning, index.php : public, recharge tout l’événement toutes les 15 secondes.
    • Inscription, inscription.php : prénom, nom, téléphone et e-mail, sans compte.
    • Organisateurs : un mot de passe partagé, et chaque écran devient modifiable.

  2. Une seule porte : api.php

    • GET action=all : tout l’événement en une seule réponse JSON.
    • POST signup : public, avec jeton CSRF, champ piège caché et 20 inscriptions par heure et par appareil.
    • POST create · update · delete : organisateurs seulement, sur une liste blanche de tables et de colonnes.
    • Pour le public, une bénévole s’appelle « Marie D. », téléphone et e-mail masqués : le détail ne quitte jamais le serveur.

  3. Un seul fichier : SQLite

    • data/regie.sqlite, fermé au web.
    • événements → postes → créneaux → affectations ← bénévoles, suppressions en cascade.
    • Journal WAL, attente de 5 secondes, verrou d’écriture pris d’abord.
    • export.php : CSV pour le tableur, JSON complet pour sauvegarder ou changer d’hébergeur.

Deux bénévoles, une dernière place

Deux personnes cliquent sur « S’inscrire » pour la dernière place au même instant. La première requête prend le verrou d’écriture et n’insère que s’il reste de la place ; la seconde attend une ou deux millisecondes, trouve le créneau complet et reçoit une réponse claire au lieu d’une double inscription. La règle est écrite dans le SQL lui-même : aucun chemin du code PHP ne peut la contourner.

Pensé pour une nuit de fest-noz

  • Un créneau qui commence avant 6 h appartient à la nuit de la veille : 00:00–05:00 le 31 décembre, c’est la nuit du réveillon.
  • Chevauchements signalés, candidats triés par heures déjà planifiées pour répartir la charge.
  • Pointage le soir même : prévu, présent ou absent.
  • Les responsables de poste s’inscrivent sur leur propre page.
  • Un lien permanent pour chaque créneau, poste et bénévole, à envoyer par SMS.

Le code sur GitHubSchéma et écritures simultanéesLe planning KalannaFest-noz Vras Kalanna

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